5 Claves para mantener a tu audiencia atenta y participativa en reuniones en línea
Semana #139
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El uso de reuniones en línea ha aumentado significativamente en los últimos años. Cada vez es más frecuente hacer uso de ellas para coordinarnos o aprender. Pero no muchas veces se hace un análisis crítico sobre cómo organizarlas; o se ejecutan con un formato copiado de las reuniones presenciales, resultando poco exitosas o estimulantes para la participación.
Un aspecto que a menudo se pasa por alto en las reuniones en línea, es el papel que desempeña cada asistente para garantizar el éxito de la reunión. En este posteo, exploramos una técnica simple para que las reuniones en línea sean más exitosas.
Crédito: https://redextensionrural.blogspot.com/2024/10/5-claves-para-mantener-tu-audiencia.html
Así como ocurre en los grupos de trabajo presenciales, en las reuniones virtuales también se manifiesta el efecto Ringelman. Detengámonos un poco en este concepto porque puede ser de mucha utilidad para entender como potenciar el trabajo colaborativo, y en el caso que hoy nos convoca, para mejorar el desempeño de las reuniones virtuales.
Este efecto fue descubierto en 1913 por Max Ringelman y hoy viene a nuestro auxilio para entender como mejorar el trabajo colaborativo. Un análisis por cierto aplicable tanto a reuniones virtuales como presenciales. Las observaciones de Max Ringelmann demostraron que el trabajo grupal de los diferentes equipos no alcanza a la suma de los esfuerzos individuales. Esta idea indica que a medida que el tamaño de un grupo aumenta, la productividad de este decrece, por lo que el esfuerzo del conjunto no es igual a la suma de todos los esfuerzos de los miembros de forma individual.
Lo demostraron con una cinchada entre personas, tirando de ambos extremos de una cuerda. Los datos obtenidos fueron que, cuando solo eran dos personas en ambos extremos de la cuerda, el esfuerzo realizado era del 100% (punto de referencia). Cuando cinchaban de a pares, el esfuerzo era del 93%, cuando era un trío en cada extremo, bajaba al 85%. Y así hasta que, en un grupo de ocho personas, cada una se esforzaba un 49% de su capacidad.
Cuando los individuos trabajan en grupos, la responsabilidad a nivel individual disminuye debido a que no se sienten directamente responsables, siendo más difícil para las personas evaluar sus propio esfuerzo o contribución en el proceso. Se han identificado dos procesos distintos como factores potenciales en la reducción de la productividad de los grupos: a- pérdida de motivación y b- problemas de coordinación.
Con estas ideas en mente, ahora tenemos algunos elementos claves para pensar el diseño de las reuniones virtuales. Tendremos que focalizar la mirada en los participantes, de modo de lograr mantener la atención y la participación en el proceso, evitando que el efecto Ringelman se “entrometa” en nuestra reunión. Si logramos reconocer y estimular el desempeño de cada participante, sus esfuerzos serán superiores.
Claves para mantener la audiencia atenta y participativa
En posteos anteriores de este espacio, comenzamos a desarrollar este tema, orientando la propuesta a partir de entender cómo pensar el diseño de procesos virtuales para la extensión y la innovación. Te propongo leerlos y verlos (en video), para conocer y considerar todos los pasos previos, que también serán necesarios de antemano, para poder activar las “5 Claves para Mantener a tu Audiencia Atenta y Participativa en Reuniones en Línea” que proponemos aquí. Te invito entonces a leer primero Bases para pensar estrategias de extensión en entornos virtuales, donde desarrollamos una serie de sugerencias, y un modelo específico (SMAR), para entender como mejorar el uso de espacios virtuales para la tarea de asistencia técnica o extensión para la promoción de innovaciones. También puedes ver una serie de 3 videos que preparamos con la Lic. Andrea Mansilla en el post titulado Desafíos Y Dilemas Del Trabajo Virtual En Tiempos De Covid-19. Allí desarrollamos 3 temas: Videoconferencias Y Vivos En Redes; Como Dinamizar La Interacción y Estrategias Para Entornos Digitales.
Veamos ahora las 5 claves prometidas. Cuando no estamos reunidos físicamente, la comunicación y el relacionamiento entre los participantes se ven limitada en comparación con la interacción cara a cara. Uno de los aspectos más afectados es el contexto no verbal, ya que los gestos, expresiones faciales y el lenguaje corporal no se perciben fácilmente, lo que puede generar malentendidos. También se ve afectada la retroalimentación inmediata, ya que el retraso en las respuestas, típico de chats o correos electrónicos, rompe la fluidez de la interacción. Además, el entorno físico compartido, que en las conversaciones presenciales ofrece señales adicionales sobre el estado de ánimo o el ambiente general, desaparece en la virtualidad. Por último, la conexión emocional puede debilitarse, ya que la tecnología introduce barreras que dificultan sentir la presencia y empatía del otro de manera completa.
Para evitar el efecto Ringelman y todos estos efectos de la virtualidad, la focalización en los participantes, identificando los roles y su desempeño en el proceso, será un atarea central, constante y evolutiva durante el encuentro. Si el diseño hace que los participantes se sientan “poco necesarios”, más distraídos estarán y menos contribuirán en la reunión. Cuando ellos no tengan acciones que los alienten a “dar”, menos satisfactoria les parecerá la experiencia una vez que haya terminado.
Aquí detallo 5 tips que te pueden ayudar a fomentar una mayor participación e involucrar activamente a los participantes en las reuniones en línea, sin perder su atención:
Define expectativas y roles desde el inicio: Por más que parezca obvio, no muchas veces se tiene en cuenta y se ejecuta. Comienza la reunión aclarando los objetivos, el tiempo estimado y las expectativas de participación. Si los participantes saben qué se espera de ellos, estarán más atentos y dispuestos a colaborar activamente.
Permite a cada participante un tiempo y método para expresar su opinión al respecto. Comparte los resultados, y usa estas reflexiones para contemplar cambios en el diseño que incorporen lo comentado. Lo bueno de este punto crucial, es que puedes anticiparlo asincrónicamente con algún instrumento que te permita la indagación, elaborar un resumen y usarlo en el rediseño del proceso. Si lo haces “en vivo” (sincrónicamente), puedes usar un dispositivo periférico a la video-conexión, o invitar a dejar los comentarios en el chat del dispositivo usado. Asigna un tiempo específico inicial para este punto.
Incorpora dinámicas interactivas: Fomenta la participación con actividades tales como pequeñas encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, o debates breves en pequeños grupos (breakout rooms). Esto no solo mantiene la atención, sino que también hace que los asistentes se sientan parte activa del encuentro.
Durante la reunión, puedes lanzar una encuesta rápida usando herramientas como Mentimeter o Tricider para preguntar algo relevante. También puedes hacer encuestas en vivo (muchas de las plataformas de video conferencias tienen incorporada esta herramienta) o si no, tan solo lanzar una pregunta abierta en el chat, seguro pueden fomentar el debate y la participación.
Organiza bloques cortos y variados: Evita las largas presentaciones unidireccionales. Alterna entre exposiciones breves y espacios de interacción o reflexión grupal. Cambiar el ritmo de la reunión ayuda a mantener el interés y fomenta la participación.
Divide la reunión en bloques de 15 minutos. Después de cada bloque de presentación, abre un espacio de discusión con preguntas del tipo complementarias o reflexivas sobre lo abordado en el bloque. Puedes usar la función de “grupos de trabajo” en Zoom o Teams para dividir a los participantes en pequeños grupos, donde puedan discutir un tema por 5 minutos antes de regresar al grupo principal.
Usa recursos visuales atractivos y dinámicos: Apoya la reunión con gráficos, infografías o videos cortos, en lugar de limitarte a diapositivas llenas de texto. Esto no solo mantiene la atención, sino que también estimula la discusión visual.
En lugar de usar solo diapositivas con texto, presenta un breve video explicativo o un gráfico interactivo para ilustrar un concepto complejo. Luego, puedes preguntar: "¿Qué les llama la atención de este gráfico o video? ¿Cómo creen que se relaciona con nuestro tema de encuentro? Puedes usar herramientas de diseño como Canva o Prezi para crear presentaciones más visuales, o compartir un video corto de YouTube para introducir un tema.
Promueve la co-creación de ideas: Haz que los participantes se involucren activamente en la construcción de soluciones o propuestas. Por ejemplo, usa pizarras colaborativas o herramientas digitales para que puedan escribir, dibujar o aportar ideas en tiempo real. Esto los convierte en protagonistas de la conversación.
Utiliza una pizarra colaborativa como Miro o Whiteboard para que los participantes puedan agregar ideas o propuestas en tiempo real. Por ejemplo, si estás discutiendo un plan estratégico, pide a cada participante que agregue una idea para mejorar el proyecto. Estas herramientas permiten que todos dibujen, escriban y agreguen notas en un lienzo compartido, lo que fomenta la colaboración activa.
Estas estrategias harán que tus reuniones sean más dinámicas y participativas. Podrás lograr mantener a todos involucrados y atentos. Si sabes de alguna sugerencia adicional que quieras comentar, porque te ha dado buenos resultados, por favor compártela en los comentarios para colaborar con los miembros de la comunidad.
Recuerda también que, durante las reuniones en línea, a menudo todos sentimos que tenemos que luchar para que nos escuchen, para que nuestra voz no se pierda en el ruido. Parece contradictorio, pero una de las mejores maneras de hacerse escuchar es ser un buen oyente. Escuchar atentamente y de manera activa puede elevar nuestro estatus en la conversación, ayudarnos a conectar mejor con los demás y hacer que sea más probable que los demás quieran escucharnos.
Bonus Track
Con la ayuda de la IA construí esta tabla de verificación (check list) basada en los ejemplos propuestos. Esta lista te permitirá tener una visión previa del diseño de tu reunión en línea y asegurarte de que incluyes los elementos claves para fomentar la atención y participación activa:
¿Te gustaría ajustar o añadir más criterios específicos para un tipo de reunión en particular? Déjanos tu idea en los comentarios.
Recursos
Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_Ringelmann
ChatGPT. (2024, octubre 23). Factores limitados en la comunicación virtual. GPT Online. https://gptonline.ai/es/
Palabras claves
#Reunionesenlínea #Participación #EfectoRingelmann #Colaboración #Dinámicas #Interactición #Retroalimentación #Roles #Atención #Co-creación #Virtualidad
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