¿Cómo evaluar procesos participativos?
Semana #104
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Para fortalecer el desarrollo de los procesos participativos, una opción muy potente, es crear y desarrollar espacios para evaluar grupalmente los avances y aprendizajes logrados.
Haciéndolo, podremos reconocer las construcciones colectivas desarrolladas, la calidad, cantidad y tipo de vinculaciones establecidas entre los participantes. Esta tarea otorga una apreciación más integral de los logros, y refuerza la pertinencia de la participación.
Aquí presentamos algunos aspectos que respaldan la importancia de estas evaluaciones en el contexto de la innovación participativa, algunas herramientas que se pueden usar y dispositivos electrónicos para facilitar la tarea desde la virtualidad.
Disponer de diseños específicos para evaluar los procesos participativos orientados a la innovación, nos ayudará a reforzar la tarea de análisis crítico para validar o corregir lo actuado, y para sinergizar al grupo. Esta tarea, también permite poner en valor a la participación; un “activo” básico para la innovación, que en muchas oportunidades no ocupa el centro de atención en el momento del diseño del proceso.
Mediante el desarrollo de espacios de evaluación de procesos participativos para la innovación podremos lograr:
Desarrollar una retroalimentación integral: Las evaluaciones grupales nos permiten crear una plataforma para activar la retroalimentación integral de todos los miembros del equipo. Al crear las condiciones para intercambiar ideas y puntos de vistas diferentes, será posible detectar fortalezas y debilidades en lo actuado. Si lo logramos, dispondremos de un insumo muy potente para mejorar el equilibrio integral del proceso de innovación.
Mejorar la sinergia y la colaboración: estos valores centrales de los procesos participativos se incrementan mediante una evaluación participativa. Cuando caracterizamos la colaboración (quien contribuye y con qué), para el objetivo del proceso, estaremos reforzando la cohesión y pertenencia al mismo.
Aprender unos de otros: mediante los procesos de evaluaciones grupales participativas, se puede reconocer que conocimientos adquirió cada integrante, es decir qué resultó “significativo” para cada uno. Este intercambio permite visibilizar la diversidad presente en el grupo, un atributo que incrementa la inteligencia colectiva que potenciará el logro de los objetivos, estimulando al conjunto para animarse a emprender nuevos retos.
Motivar y reconocer: al identificarse los resultados colectivos, la evaluación se transforma en una estrategia motivadora. La identificación de los logros conjuntos refuerza la colaboración y la estima individual y grupal. Se crea así un ambiente adecuado para la creatividad, incrementando el coraje para poder afrontar los nuevos e inciertos desafíos que se presentarán.
Mejorar la alineación con los objetivos estratégicos: Las evaluaciones grupales permiten evaluar el nivel de alineación que tienen los avances logrados al momento, con los objetivos estratégicos del proceso de innovación. Así, será posible identificar la necesidad de modificaciones en la dirección tomada, para poder asegurar eficazmente las metas buscadas.
Desarrollar habilidades blandas: No todo debe centrarse en resultados tangibles en un análisis grupal. Debemos dar un espacio importante al análisis de las habilidades “blandas” puestas en juego en el proceso. Analizar cómo están ocurriendo la comunicación efectiva, como se afrontan las resoluciones de conflictos y la gestión del tiempo, serán elementos claves para tomar decisiones que mejoren la colaboración y la adaptabilidad del grupo.
Este listado incompleto, da una idea cabal sobre los beneficios de hacer evaluaciones grupales. Las mismas pueden tener la capacidad de reforzar los avances y los aprendizajes, fomentar la colaboración, motivar y mejorar significativamente el entorno de trabajo, mientras aportan a la sostenibilidad del proceso de innovación que nuclea al grupo.
Herramientas para la evaluación participativa
Si bien existen muchas herramientas para hacer evaluaciones participativas, adaptadas a cada entorno y condición donde ocurre el proceso participativo, a continuación, se describe 4 de las más comunes.
Matrices de Evaluación: una condición que facilita los procesos participativos es la disponibilidad de la información que se va generando en el grupo, de una manera fácil de entender y disponible para todos en todo momento. Esta condición opera sobre cada participante al permitir de manera individual y flexible, la reflexión sobre el proceso. Las matrices (o registros de doble entrada) son herramientas visuales que permiten a los participantes y facilitadores valorar el desempeño individual y colectivo. Los ejes por comparar y cantidad de opciones (celdas) a completar dependerán del objetivo de aplicación de esta herramienta. Por ejemplo, pueden ser usadas para comparar objetivos vs. plazos, o pueden ser matrices de valoración donde los participantes pueden asignar puntaje a una serie de variables críticas del proceso para el objetivo. Independientemente de los tópicos que se integran en la vinculación de filas y columnas, las matrices pueden servir para entender fortalezas y debilidades, para identificar huecos de acción, para construir líneas de tiempos, etc.
Entrevistas de Evaluación Grupal: si deseamos obtener perspectivas más detalladas acerca de la manera en que la participación está contribuyendo en el proceso de innovación, podemos recurrir a las entrevistas. Éstas nos brindan la oportunidad de colectar las diferentes perspectivas, en base a un listado de ejes de interés en la indagación. Para favorecer una recolección más genuina de opiniones, se sugiere establecer conversaciones mediante “diálogos semiestructurados”, en lugar de diseñar preguntas cerradas. Si deseas conocer como armar un “diálogo semiestructurado” me escribes para brindarte una guía específica.
Las entrevistas pueden ser usadas para explorarexperiencias, reconocer futuros desafíos del proceso, entender las percepciones de los miembros del grupo, etc. Las mismas ofrecen un detalle más profundo de los factores que influyen en el rendimiento grupal.
Técnicas de Observación Participativa: esta opción implica que un evaluador forme parte del grupo durante ciertos periodos. Para esta opción se sugiere construir junto con el evaluador, un listado de ejes de análisis de la observación, que nos asegure un informe final que contenga aportes significativos para la toma de decisiones del proceso participativo. El listado de variables a observar variará según la condición y estado de avance del proceso participativo. A manera de ejemplo, suelen incluirse opciones tales como análisis de interacciones, dinámicas, roles desempeñados por los miembros, calidad de la comunicación, identificaciones de ejes de tensión, poder ylegitimidad de los participantes, etc. Para reducir condicionantes propios del involucramiento, será lógico dejar un espacio de variables a consideración del observador para ampliar la mirada desde el criterio externo que éste aportará. Esta herramienta suele recuperar aspectos no capturados fácilmente por otras herramientas.
Retroalimentación 360 grados: La retroalimentación 360 grados es una mezcla de las dos opciones anteriores, entrevista y observación participante. Sirve para recopilar las visiones no solo de los miembros del grupo, sino también de otros agentes relevantes en el proceso. A saber: supervisores, clientes, participantes internos o externos, colaboradores de otros equipos, etc. Brinda una perspectiva más completa y objetiva sobre el rendimiento grupal, para recuperar posibles áreas de mejora desde diversas perspectivas.
Estas herramientas son solo algunas. Las mismas ofrecen enfoques variados para evaluar el desempeño grupal en procesos participativos de innovación. Son factibles de combinar para obtener una comprensión más completa de lo que ya se logró y de lo que permanece como desafío. Los resultados que se obtienen deben ser aplicados a la realización de ajustes estratégicos, en busca de una mejora continua en el desempeño del grupo hacia el logro de sus objetivos. Por supuesto, queda abierto el listado para que lo completes en los comentarios. Cuéntanos que usas y como lo implementas. Ayúdanos a hacer más “participativo” este aporte.
Dispositivos virtuales para apoyar procesos de evaluación participativa
Después de la pandemia de Covid 19, ya no nos quedan dudas del valor de la virtualidad para contribuir con nuestro trabajo. La mayoría de las personas, de alguna manera u otra, con mayor o menor conectividad sabemos asistirnos con dispositivos electrónicos para interactuar en comunidad. Las opciones de estas tecnologías también son factibles para procesos de evaluación. El listado de opciones es muy amplio y efectivo. Incluyen opciones de uso en modo sincrónico o asincrónico.
Como en el párrafo anterior donde detallamos algunas herramientas para evaluar, aquí también dejaremos algunas opciones de dispositivos virtuales útiles para hacer procesos de evaluación. Si deseas explorar más opciones, de la mano de la Inteligencia Artificial aquí te dejo un enlace a un repositorio donde puedes explorar más, aplicando búsquedas a partir de tus necesidades y valiéndote de tu creatividad para hacer las transformaciones que necesites.
Veamos algunos ejemplos:
Para trabajar con encuestas y cuestionarios en línea la herramienta virtual Google Forms te puede servir para recuperar información en línea. Diseñando un formulario en función de lo que se necesita conocer, se facilitará el proceso de recopilación y análisis de datos. Sus formatos gráficos de datos obtenidos son muy útiles para realizar las devoluciones de resultados a los participantes. Con esta herramienta puedes crear y diseñar fácilmente encuestas personalizadas con preguntas abiertas y cerradas, lo que facilita la evaluación de la percepción individual y grupal sobre el proceso de innovación. Su uso puede ser sincrónico o asincrónico, lo que amplía su capacidad de adaptación a las peculiaridades del proceso bajo análisis.
Para visualizar los progresos del grupo y asignar tarea el tablero colaborativo Trello resulta útil y fácil de usar y compartir. Los participantes pueden anexar actualizaciones, comentarios y adjuntar archivos. Permite una visión transparente de los avances y del estado de la colaboración en tiempo real. Sus tableros permiten ver la organización de las tareas para hacer seguimiento e identificar agendas pendientes. Organiza listas de tarea pendientes, en acción y finalizadas permitiendo, evitando equivocaciones en los procesos delegados. Al organizar las acciones en tarjetas, permite migrarlas de una lista a otra según su estatus. Sirve como centro de gestión de recursos de los proyectos o tareas específicas. Es particularmente útil para gestionar proyectos complejos.
Para mantener una comunicación fluida y constante existen plataformas específicas como Slack o Teams . Estos dispositivos permiten crear canales específicos para el intercambio y la retroalimentación continua de los integrantes. Permiten desarrollar espacios colaborativos compartidos, organizar grupos de trabajo, desarrollar debates asincrónico, conectarse sincrónicamente con otros, administrar agendas y compartirlas, entro otras muchas funciones. Los registros de acciones quedan acumulados, permitiendo procesos de análisis, revisión y evaluación.
Para obtener análisis de datos y rendimientos, existen numerosas plataformas. Partiendo de un simple Excel o las Hojas de Cálculo en Google Drive, hasta dispositivos más específicos para una evaluación más profunda como Microsoft Power BI que permiten importar y analizar datos de manera visual. Sus imágenes resultantes facilitan la identificación de patrones y áreas de mejora, respaldando así la toma de decisiones informada.
La lista de herramientas virtuales que podemos usar crece cada día. La propuesta de este post solo es despertar el interés y anoticiar sobre las posibilidades que existen. Independientemente de qué dispositivo virtual se utilice, cada uno brinda una estructura eficiente para evaluar grupalmente desde la virtualidad habilitando la modalidad participativa, fomentando la colaboración, la transparencia y la comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Integrar estas herramientas en el proceso de evaluación contribuye a optimizar la gestión del grupo y maximizar el impacto de los esfuerzos colectivos hacia el logro de las metas propuestas.
3 consejos claves para procesos de evaluación grupal
Antes de organizar un proceso de evaluación grupal en contextos de innovación participativa, te sugiero tener presente estos tres aspectos:
a- Claridad en los Criterios de Evaluación. Asegúrate de establecer y comunicar de manera clara los criterios que se usarán en la evaluación desde el inicio. No será extraño que las personas entendamos de manera diferente los criterios y se generen confusiones o malentendidos. Destina tiempo y estrategias para asegurar este paso. Definir qué se espera lograr y cómo se medirá el objetivo, ayuda a orientar a los participantes en el proceso.
b- Promover la Retroalimentación Constructiva. Promover un ambiente de devolución constructiva de los resultados ayudará al crecimiento grupal e individual. Enfatizar y comenzar con los aspectos positivos y los logros obtenidos es una táctica atrapante. Las áreas de mejora deberán ser comunicadas de manera constructiva, no necesitamos hacer de ellas un espacio para echar culpas, sino de entender que se debe cambiar. También será central establecer un proceso de intercambio de opiniones sobre lo presentado, manteniendo un tono de apertura y respeto por lo que se diga. Hacer que la devolución sea un momento que fortalezca la cohesión del grupo, reforzará el camino que se recorre.
c- Flexibilidad y Adaptabilidad: Si aceptamos que la innovación es el producto de los sistemas de información y conocimiento que las personas construimos cuando queremos cambiar algo, tendremos entonces que dotar de flexibilidad a los métodos de evaluación que creemos, para que se adapten a las circunstancias y dinámicas del grupo. Esta condición permite aprovechar oportunidades inesperadas y abordar desafíos de manera eficiente.
La claridad, la retroalimentación constructiva y la flexibilidad son elementos esenciales para adicionar, un entorno propicio para el aprendizaje, la colaboración y el éxito colectivo en el proceso de evaluación. Así podremos establecer un marco más sólido que optimizará el trabajo conjunto mientras se van logrando los objetivos.
Guarda este post para tenerlo a mano cuando tengas que armar evaluaciones participativas. Te resultará de utilidad. Y si quieres ampliar información al respecto, aquí te dejo un Manual de evaluación participativa con mucha más información.
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