El efecto látigo en el trabajo colaborativo
Semana #140
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Es probable que hayas escuchado del efecto látigo (o bullwhip en inglés). Si bien es un fenómeno bien conocido en la gestión de cadenas de suministro, o en el tráfico de vehículos, su existencia e impacto es igualmente evidente en el ámbito de los proyectos colaborativos, especialmente cuando se buscan propiciar innovaciones.
Conocer y comprender el efecto látigo puede ayudarnos a evitar errores y estancamientos en el trabajo de un equipo que intenta cambiar y avanzar.
Crédito: https://redextensionrural.blogspot.com/2024/10/el-efecto-latigo-en-el-trabajo.html
El efecto látigo es un fenómeno observado muy comúnmente en canales de distribución comerciales. Refiere a una tendencia de cambios más y más grandes, por ejemplo, en el inventario de productos en los diferentes componentes de una cadena de distribución. Se produce como consecuencia de una anticipación a la demanda. El cliente final pide más (o menos) de lo habitual, el proveedor ajusta un poco más su pedido, El proveedor del proveedor se ajusta aún más, y así sucesivamente, hasta que la fluctuación se vuelve inmanejable. Una explicación específica de este efecto puedes encontrarla aquí.
Ahora veamos como este mismo efecto puede ocurrir en el trabajo colaborativo, en este caso ya no vinculado a stock de productos, sino a estrategias de acción. Para poder explicarlo necesitamos imaginar una reunión de un equipo colaborativo. El equipo se reúne con frecuencia, se comunican de manera constante, y todos comparten el mismo objetivo: impulsar una innovación en su área. No obstante, en lugar de lograr un progreso fluido, según lo programado, una serie de reacciones en cadena pueden terminar ralentizando o incluso deteniendo el avance, como ocurre en un atasco de tráfico.
El efecto látigo en la colaboración ¿Cómo empieza el problema?
Así como en un atasco, el efecto látigo en una colaboración suele iniciar con una pequeña decisión o ajuste. La imagen que acompaña el texto servirá como guía:
Primer paso: Uno de los miembros del equipo sugiere cambiar un aspecto del proyecto para hacerlo más eficiente. Sus intensiones son buenas y proactivas.
Segundo paso: Otros miembros sienten que necesitan añadir algo más para "complementar" la sugerencia inicial. Es probable que esto ocurra como producto de las necesidades psicosociales que suelen ocurrir en los grupos (competencia, proactividad, etc.)
Tercer paso: Otro grupo comienza a modificar sus propias tareas para alinearse con los ajustes generados en los primeros pasos.
Paso final: Sin darse cuenta, el equipo está atrapado en una cascada de cambios y ajustes que termina ralentizando el proyecto o desviándolo de su meta o propósito inicial.
A primera vista, cada pequeño ajuste puede parecer una mejora lógica o un esfuerzo por reducir posibles fallas, pero el resultado acumulado puede ser contraproducente. La colaboración puede verse atrapada en un ciclo donde los ajustes progresivos exageran los cambios originales, causando pérdida de enfoque, desacuerdos y, finalmente, una paralización de los avances.
¿Por qué ocurre el efecto látigo en la tarea colaborativa?
Al menos podemos mencionar cinco factores claves que pueden intensificar este fenómeno en un equipo colaborativo:
Reacción exagerada: Con frecuencia, los miembros de un equipo se sienten responsables de que todo funcione a la perfección. Esa mentalidad de "seguridad" lleva a reaccionar de más ante las situaciones potenciales. Cuando un miembro realiza un cambio, los demás tienden a compensar, generando sobreajustes en cadena.
Retrasos en la información: En muchos proyectos colaborativos, el flujo de comunicación no es lo suficientemente rápida, tiene ciertos retrasos. Un cambio que parece menor puede no ser conocido por todos en el mismo momento. La reacción entonces llega tarde y aumenta así el efecto de distorsión en el proceso.
Falta de flexibilidad: Igual que como ocurre en una carretera, con la falta de "distancia de seguridad" entre los vehículos, en las tareas de un equipo, la inflexibilidad al cambio puede reducir la capacidad de maniobra de los integrantes. Si cada uno depende estrechamente de lo que haga el otro, no hay espacio para ajustar opciones, sin que afecte drásticamente a los demás.
Visión parcial: Es muy común que la organización de los integrantes ocurra mediante la distribución de tarea diferenciadas. Así, cada miembro suele estar enfocado en su propia tarea y no en lo que los demás miembros inmediatos realizan. Cuando esto ocurre, se pierde la visión del impacto de conjunto. De esta forma aumente el riesgo de que los cambios necesarios se acumulen sin una visión estratégica.
Falta de supervisión: Cuando el equipo no tiene una figura o función de supervisión, es probable que esta reacción en cadena no se identifique a tiempo. La tarea de coordinación y supervisión del recorrido definido, será crucial para detectar y disparar los procesos que detengan este efecto a tiempo.
Reducción del efecto látigo para impulsar innovaciones.
El objetivo de este texto es dar a conocer este fenómeno dado que puede ayudar a reducir su impacto en el trabajo colaborativo. Una identificación temprana de su aparición durante un proyecto puede ayudar al equipo a no desviarse de sus objetivos. Si se detectara, algunas estrategias útiles para evitarlo pueden incluir:
Asegurar una comunicación transparente y en tiempo real: Herramientas como actualizaciones en línea o plataformas de comunicación constante ayudan a que todos estén al tanto de los cambios a medida que ocurren, minimizando los retrasos y malentendidos.
Alentar la cultura de la retroalimentación directa: Cuando cada miembro del equipo entiende que puede expresar sus preocupaciones y ajustes sin temor a generar más ajustes, el equipo puede evitar la reacción exagerada. Para que funcione esta opción, la confianza y la comunicación efectiva serán elementos indispensables.
Revisiones periódicas de la programación: No dejar las evaluaciones para el final, revisar el camino durante la marcha. Se pueden definir puntos específicos de revisión del proyecto donde se reevalúen los cambios acumulados para poder ajustar, de manera coherente y ordenada, las modificaciones que se implementaron en la marcha. Esta opción debe servir también para comunicar abiertamente cualquier cambio.
Visión integral del proyecto: Si cada miembro tiene claridad sobre el impacto de su rol dentro del proyecto completo, puede tomar decisiones de ajuste con una perspectiva más estratégica. Conocer el marco lógico de objetivos del proyecto, o el documento original del proyecto, y tenerlo como un “mapa visible” durante el desarrollo, puede ayudar a dimensionar la pertinencia, la oportunidad y el conocimiento de los miembros respecto de cualquier nueva decisión.
El efecto látigo no es fácil de evitar completamente, pero cuando un equipo es consciente de su posible impacto, la colaboración puede ocurrir con mayor fluidez y menos interrupciones, permitiendo que las innovaciones prosperen.
Para evitar el efecto látigo en el trabajo colaborativo, será esencial mantener una comunicación clara y datos actualizados que permitan tomar decisiones informadas por parte de cada miembro del grupo. Una recomendación clave es reducir la variabilidad en las órdenes y evitar sobre-reaccionar a los cambios que se propongan, usando herramientas que permitan prever patrones de comportamiento a largo plazo.
Algunas preguntas operativas que pueden ayudarte a evitar estas situaciones son:
¿Cuándo tomo decisiones, estoy respondiendo a la demanda real o a un cambio temporal?
¿Cuento con los datos suficientes y actuales para proyectar mis necesidades futuras?
¿Cómo puedo mejorar la comunicación con los demás miembros del equipo para reducir incertidumbres?
Si has vivido alguna de estas situaciones en grupos de trabajo, te invito a comentar como lo resolvieron o cuales fueron los aprendizajes que se generaron. Ayuda a otros lectores a comprender y dimensionar la importancia de este tema en el trabajo colaborativo.
Referencias
Wikipedia https://es.wikipedia.org/wiki/Efecto_l%C3%A1tigo
ChatGPT. (2024, octubre 30). Consulta sobre el efecto látigo. OpenAI.
Palabras claves
#Efectolátigo #Colaboración #Equipo #Innovación #Proyectos #Reacción en cadena #Cambios #Comunicación #Retroalimentación #Flexibilidad
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