Modelo CYNEFIN aplicado a los proyectos de innovación
Semana #103
🎧Audi texto
¿Cómo identificar las características deseadas de las herramientas o métodos a usar en un proyecto, contemplando las circunstancias que lo rodean?
La estrategia de análisis de programación CYNEFIN, puede resultarnos muy útil al momento de decidir el derrotero de nuestros proyectos orientados al desarrollo o la innovación desde la extensión.
Aquí exploramos una “adaptación libre” del concepto aplicándola a nuestro desempeño como desarrolladores de proyectos. Sirve para descubrir las mejores herramientas o métodos en función de la complejidad del entorno de un proyecto.
ATENCIÓN: no contiene una receta, solo te ayudará a ”pensar”… lo que no es poco!
Crédito: https://redextensionrural.blogspot.com/2021/02/modelo-cynefin-aplicado-los-proyectos.html
Cuando trabajamos como profesionales en el desarrollo de un proyecto, en su comienzo debemos realizar la selección de las herramientas o métodos a usar teniendo en cuenta las circunstancias que rodean lo rodean. Por supuesto, la meta será seleccionar aquellas que mejor convenga para el logro buscado, y no solo aquellas que dominamos y con las que nos sentimos más cómodos. Ya sea por intención o por omisión, este análisis crítico y ético no muchas veces es considerado en el diseño. Por eso advierto antes de seguir: si tu tendencia profesional al abordar un proyecto es estar “apurado” por la acción, no pierdas el tiempo, abandona este texto.
Si superaste esta brecha, entonces adelante. ¡Átate el cinturón!
Lo que intentaré hacer es contarte que significa el método, donde nace y para qué, y generar una adaptación libre posible de aplicar en el momento del diseño de los proyectos de extensión o desarrollo para la innovación. Si bien el método viene cargado de críticas por ser una metodología de tipología “ágile” (rápida), ajusta muy bien para mejorar la efectividad, la atribución de los diseños que activamos en los procesos prospectivos como desarrolladores de proyectos. Adicionalmente permite evitar “pelearnos” después por los “indicadores” que los modelos de planificación ortodoxa imponen cuando el donante, u organización donde radicamos nuestros proyectos, opera desde el control y no desde el encuentro (…un tema interesantísimo que abordaremos oportunamente).
Un punto crítico que normalmente enfrentamos al hacer prospectiva para el diseño de proyectos es ¿Cómo identificar las características deseadas de las herramientas o métodos a usar, contemplando las circunstancias del proyecto? David Snowden crea en 1999 un modelo que ayuda a identificar estas características. El mismo es conocido como el modelo CYNEFIN que permite dar respuesta a una pregunta vital para muchas organizaciones: ¿Porque un método a veces funciona y otras no? La propuesta de Snowden adicionalmente nos ayudará a entender mejor el problema que abordamos, y sobre todo a reconocer la “percepción” que tenemos del mismo.
Cynefin es una palabra galesa que significa habitad, o el sitio donde están las cosas. El método permite elegir las características deseadas de las herramientas y métodos mediante la construcción de 5 escenarios posibles que puede enfrentar un proyecto. Estos escenarios se construyen en función de la combinación de dos variables importantes:
a- el conocimiento de los elementos del entorno del proyecto es decir los condicionantes estructurales, cuando son fáciles de entender y cuando no lo son; y
b- la predictibilidad del comportamiento de los elementos en juego, es decir, cuándo el resultado será predecible o cuándo no.
Escenarios según el modelo CYNEFIN
1- Simple u Obvio
En este escenario encontraremos todos aquellos proyectos que tienen como misión solucionar problemas simples obvios. Todos sabemos cómo hacer las cosas y cómo resolverlas, no existe incertidumbre o al menos muy poca y conocemos todo el proceso, sus condicionantes estructurales o elementos del entorno del proyecto son fáciles de comprender para nosotros (primera variable), y el comportamiento de los elementos en juego es muy predecible (segunda variable). En términos de innovaciones, podemos ejemplificar este escenario con aquellas situaciones donde el cambio que se desea hacer no es riesgoso porque hay ejemplos previos que funcionaron bien, se conocen una variedad de patrones de implementación con datos de funcionamiento.
Haremos un ejemplo del sector agropecuario, imaginemos un productor del sector agrícola que desea hacer un cambio en sus variedades de siembra, dispone de información, hay quienes ya han probado las variedades y saben y compartieron información sobre el comportamiento y la adaptabilidad a esa zona. Estos escenarios casi no requieren de un especialista para el acompañamiento.
2- Complicado:
Un proyecto complicado es aquel en el que necesitamos aprender cómo lograr la solución, y por lo tanto, puede requerirse de la participación de un experto, generalmente no perteneciente al área temática principal del problema. Aquí, las condicionantes estructurales o elementos del entorno del proyecto, son complicados de comprender para el equipo desarrollador del proyecto, pero no para un experto que conozca el tema (primera variable). Además, el comportamiento de los elementos en juego son poco predecible (segunda variable). Siguiendo con el mismo ejemplo del cambio de variedades, imaginemos que ahora lo que se desea es incorporar las nuevas variedades pero considerando cuál es la mejor opción desde el punto de vista de sus rendimiento, cuando queremos modificar la fechas de siembra recomendada, y deseamos hacer un arreglo espacial de siembra diferente. Aquí estaremos en presencia de un problema complicado, que requiere un mayor esfuerzo y probablemente la asistencia externa de un experto.
3- Complejo:
Un problema complejo es aquel en el que no hay expertos al alcance para consultar, no se ha resuelto antes, nadie lo ha resuelto antes y la única manera de resolverlo en “en la acción” valiéndose también de la “prueba y error”. Aquí la estructura no es fácil de entender para el equipo (primera variable) y el comportamiento de los elementos en juego no son predecible (segunda variable). En este tipo de escenario es donde generalmente se dan las innovaciones, aquí el conocimiento emerge mientras el proyecto avanza. Muchas procesos no se han realizado antes, la incertidumbre es alta, los modelos tradicionales se vuelve poco recomendables. La permanencia de los requisitos necesarios al inicio del proceso para que funcione, es relativa, muy probablemente poco tiempo después que se los pongan en práctica, tendrán que ser desechados porque en el proceso se irá obteniendo nuevo conocimiento que antes no se tenía, y que termina modificando los requerimientos. Este escenario requiere de equipos comprometidos y al que le guste enfrentar nuevos retos.
Siguiendo con el ejemplo de la siembra, este sería el caso donde, en lugar de un cambio de variedades, o fecha de siembra, se decide implantar un cultivo que nunca antes se hizo en la región, que es desconocido por completo.
4- Caótico:
En esta situación no existe orden en este escenario, tenemos que abordar la situación como sea, y serán necesarias respuesta inmediata para regresar a tener un poco de orden. Aquí la estructura no existe o no está funcionando (primera variable) y el comportamiento de los elementos en juego es impredecible (segunda variable).Necesitamos resolver de cualquier manera la problemática que se presenta.
En el ejemplo que veníamos llevando, sería la situación donde una catástrofe climática, ambiental o social, hace que el sistema de producción no pueda ser operado en el sentido tradicional con el que se trabajaba antes.
5- Desordenado:
Este escenario es la última opción también factible de encontrar en este modelo. Es sumamente peligroso, pues no sabemos en qué situación estamos ni hacia dónde tenemos que avanzar, si nos encontramos en este escenario debemos usar todos nuestros recursos para movernos a uno de los otros escenarios, mejor identificados, para actuar de manera que la situación lo requiera.
Por último, como indica su autor, para entender por dónde comenzar a aprovechar los escenarios como espacios para la decisión de opciones procedimentales de resolución, es necesario saber que: si el modelo se usa para caracterizar proyectos, la matriz precede a los datos, actuando la misma como un instrumento para categorizarlos en cada escenario. Esto sirve por ejemplo para explotar ventajas y desventajas, pero su desempeño es pobre cuando queremos entender situaciones cambiantes o complejas. En cambio, si el modelo se usa para construir el sentido en que opera el proyecto, los datos precederán a la matriz. El patrón o marco “en si” emerge de los datos en un proceso social para el cual se lo desea usar. Esta última opción de categorización en procesos de investigación, mucho menos usada o aceptada en disciplinas duras, también es conocida como “enfoque suave o apreciativo de procesos de sistemas”; un enfoque que centra las energías en la utilidad del modelo para la toma de decisiones, más que en la precisión.
Sugerencias de uso del modelo CYNEFIN
Luego de identificar los escenarios posibles mediante la combinación de las dos variables consideradas: a- los elementos del entorno del proyecto y b- la predictibilidad del comportamiento de los elementos en juego, necesitamos trasformar el gráfico matricial-plano presentado al inicio en uno de formato tridimensional para entender cómo hacer funcionar nuestro análisis, y así elegir que herramientas y métodos convienen al diseño del proyecto.
En la gráfica, cada escenario es presentado como una “plataforma” más o menos elevada en función de las incertidumbres que representa cada uno, más profundo lo más incierto, y más elevado lo más claro. En el mismo figuran flechas que indican un derrotero de procesos que nos permite ir poniendo la situación bajo análisis en términos cada vez más claros y comunes.
Partiendo de la peor situación, el CAOS, donde no existe un entorno, no existe un proyecto, no hay control, la salida ocurrirá si las estrategias que elegimos permiten tomar las riendas de la situación. Definiendo, categorizando y organizando los componentes que se presentan confusos e inciertos en la situación.
Del CAOS, donde no existe el control, solo se sale controlando la situación para pasar a tener un problema COMPLEJO. Allí estaremos sin conocer cómo se “construye” la salida para elevarnos un escalón más, estaremos probando opciones, haciendo experiencia, creando aprendizajes, aportando grandes cantidades de “valor” al producto final. Es un escalón especial para personas con estilos de aprendizajes creativos. Allí, experimentando y comprendiendo, podremos crear las “pautas” que permitan pasar la situación a la condición de una situación COMPLICADA
Ahora, frente a una situación o problema COMPLICADO existe la posibilidad de entender las variables en juego e incluso contar con el apoyo de expertos, o la experiencia previa de otros. Aquí es donde la estandarización del comportamiento de las variables permite que el problema, ya sea de tipo SIMPLE u OBVIO.
No obstante, estar en lo SIMPLE u OBVIO también tiene sus riesgos, podemos caer por el borde hacia el CAOS. En ese borde habitan por ejemplo las BUENAS PRÁCTICAS, un término muy “seductor” en los últimos tiempos, usado por aquellos que buscan “simplificar” procesos complejos. También en ese borde están los adoradores de las costumbres, aquellos que impulsan a proceder la toma de decisiones como siempre se ha hecho, porque esa es la única forma que conocen. Pero como el mundo es complejo y cambiante es muy probable que esa estrategia no ajuste con los cambios actuales dadas las condiciones que dieron origen a aquella resolución.
Si partimos de una situación caótica, el único camino posible es ir subiendo escalón por escalón. La distancia entre el CAOS y lo SIMPLE u OBVIO es tan alta que no podríamos escalarla sin pasar por los restantes estados. Estabilizando la situación, consiguiendo un poco de control, generando experiencias, solicitando ayuda con expertos para llegar a dominar la situación.
Dada la diversidad de situaciones en donde es posible aplicar el modelo SYNEFIN, resultaría imposible en este texto listar las herramientas a usar para dar cada “salto”. Pero si lo usas, y compartes la visión y el espíritu de “red” de colaboración abierta que inspira este blog, nos compartirás en los comentarios tu experiencia, y las herramientas que usaste, para que otros puedan guiarse con tu derrotero. Pues como te comentara al inicio, este texto no contiene una receta, sino que solo ayuda a “pensar”… lo que no es poco!
Ventajas del modelo CYNEFIN
Si bien el modelo CYNEFIN es un marco de trabajo conceptual, nos permite identificar diferentes tipos de problemas prediciendo su posible comportamiento, y, en consecuencia, saber elegir qué tipo de instrumento, técnicas o prácticas pueden ser aplicados para su solución. Permite entender de manera simple, cuándo y por qué tienen sentido las prácticas predictivas o de resolución del problema y también descubrir por qué a algunas personas le funcionan y a otras no.
Una situación frecuente que se nos presenta es tratar a los proyectos complejos como si fueran complicados. Intentamos definir los requisitos de resolución, pero al poco de andar, vemos como se caen y es necesario descartarlos generando desánimos en los equipos. Por otro lado, si las conversaciones en el equipo de abordajes se vuelven aburridas, entonces, probablemente estamos tratando un proyecto complicado cómo uno complejo o simple.
Si sabemos identificar cual es el escenario en el que nos encontramos, ahorraremos mucho tiempo encontrando más rápidamente el recorrido a desarrollar para la resolución de los problemas.
A primera vista parece una herramienta “simple”, no obstante, su buen uso y la dedicación de los tiempos adecuados de indagación que requieren, genera un alto impacto en la capacidad y la experiencia de los equipos de trabajo que se especializan en promover innovaciones.
Es una herramienta práctica para tener en cuenta si estás en estas lides. Si te decides a usarla y necesitas ayuda, me escribes y me sumo a tu desafío para ayudarte a construirlo.
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